(Texto adaptado de um curso de desenvolvimento pessoal do SENAC).

vale à pena conferir!

 

O tempo ó o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida (em nosso caso, no grupo de jovens).

 

Os principais recursos para atingir seus objetivos:

• Planejamento do tempo: A importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

• Agenda diária: Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária. Faça assim: No co­meço do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar e no final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

• Prioridades: É importante saber dar prioridade às ações. Alguns fatores que influenciam as prioridades:

a)Prazo - Primeiramente deve levar em conta a data de entrega de uma tarefa. Procure programar cada tarefa para dois dias antes da data final. Assim você terá tempo de revê-las antes da entrega.

b)Resultados - Procure dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado.

c)Facilidade - O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação represen­ta. Tente realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, as­sim no final do dia terá realizado um maior número de tare­fas. O perigo é ir deixando as tarefas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução. Quando perceber que a tarefa será complicada, faça um pouco a cada dia ou vá "que­brando" um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer, grandes obstáculos são ultrapassados. Conjugando os três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.

d)Lista Mestra: Uma lista mestra é a sua lista de afazeres e a partir dela você pode montar sua agenda diária.

Veja como se faz: Pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colu­nas: Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado. O significado de cada coluna:
•• Atividade - O que deve ser feito;
•• Prazo - A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;
•• Resultados - Tente dar um nível de resultado esperado;
•• Facilidade - Dê um nível de facilidade. Pode ser: fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe;
•• Prioridade - Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;
•• Completado - Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir. Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre-se: no começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra e no final, repete a ação e planeja o dia seguinte.
Juntando Tudo: Monte sua lista mestra e use-a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se
você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo,
verá como fica fácil trabalhar assim e como ficará orgulhoso com os resultados que vai alcançar. Porque
estipulará desafios e ultrapassará cada um deles, controlando seu tempo e sua vida. Comece hoje mesmo a planejar seu tempo.

 

ALGUNS ECONOMIZADORES DE TEMPO
• Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões.
• Criação de listas de afazeres.
• Definição de metas.
• Manutenção de suas metas em vista.
• Definição de prioridades.
• Organização de tarefas.
• Organização e acesso com rapidez a informação usada com frequência.

 

ALGUNS DESPERDIÇADORES DE TEMPO
• Falta de planejamento.
• Indisciplina.
• Indefinição de objetivos na execução das tarefas.
• Menosprezo ou ênfase inadequada em certas ati­vidades.
• Indefinição de prioridades.
• Excesso de reuniões e burocracia interna.
• Má utilização dos recursos (telefone, fax, xeroz, computador).
• Centralização do poder.
• Execução de serviço particular, em horário co­mercial.
• Resistência às mudanças.
SUGESTÕES PRÁTICAS PARA ECONOMIZAR TEMPO
• Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias.
• Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas.
• Identifique as atividades que levem aos resulta­dos e concentre-se nelas.
• Faça as coisas em ordem de prioridade.
• Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados.
• Saiba onde seu tempo é realmente empregado.
• Estabeleça data e hora para iniciar e fim de cada atividade.
• Elimine desperdiçadores de tempo.
• Melhore sua rotina e hábitos de trabalho